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插入菜單 &rarr, 索引和目錄 &rarr, 目錄 &rarr, 確定目錄通常是長文檔不可缺少的部分,有了目錄,用戶就能很容易地知道文檔中有什么內容,如何查找內容等.Word 提供了自動生成目錄的功能,使目錄的制作變得非常簡便,而且在文檔發生了改變以后,還可以利用更新目錄的功能來適應文檔的變化.6.10.1 創建標題目錄Word 一般是利用標題或者大綱級別來創建目錄的.因此,在創建目錄之前,應確保希望出現在目錄中的標題應用了內置的標題樣式(標題1 到標題9).也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式.如果文檔的結構性能比較好,創建出合格的目錄就會變得非常快速簡便.6.10.1.1 從標題樣式創建目錄從標題樣式創建目錄的步驟如下:(1)把光標移到要拖入目錄的位置.(2)單擊【插入】菜單項的【索引和目錄】菜單項,并在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項卡,如圖6-43 所示.(3)在【格式】列表框中選擇目錄的風格,選擇的結果可以通過【打印預覽】框來查看.如果選擇【來自模板】,標識使用內置的目錄樣式(目錄1 到目錄9)來格式化目錄.如果要改變目錄的樣式,可以單擊【更改】按鈕,按更改樣式的方法修改相應的目錄樣式.6.10.1.2 從其他樣式創建目錄如果要從文檔的不同樣式中創建目錄,例如,不需要根據【標題 1】到【標題9】的樣式來創建目錄,而是根據自定義的【樣式1】到【樣式3】的樣式來創建目錄,操作步驟如下:(1)將光標移到要插入目錄的位置.(2)打開如圖6-43 所示的對話框,然后單擊【選項】按鈕,彈出如圖6-45 所示的【目錄選項】對話框.(3)在【有效樣式】列表框中找到標題使用的樣式,然后在【目錄級別】文本框中指定標題的級別.如果不想用某一樣式,要刪除【目錄級別】文本框中的數字.例如,用戶可以刪除標題1、標題2 和標題3 后面的【目錄級別】中的數字.(4)單擊【確定】按鈕,返回到【索引和目錄】對話框.(5)在【索引和目錄】對話框中選擇合適的選項后單擊【確定】按鈕.6.10.2 創建圖表目錄圖表目錄也是一種常用的目錄,可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明,以及它們出現的頁碼.在建立圖表目錄時,用戶可以根據圖表的題注或者自定義樣式的圖表標簽,并參考頁序按照排序級別排列,最后在文檔中顯示圖表目錄.使用題注組織目錄的方法如下:(1)確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注.(2)將光標移到要插入圖表目錄的地方.(3)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項,并在【索引和目錄】對話框中選擇【圖表目錄】選項卡,如圖6-46 所示.(4)在【題注標簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注,如圖表、公式、表格等.(5)在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式,其他選項與創建一般目錄一樣,確定后單擊【確定】按鈕.在檢查圖表目錄后,當將鼠標移到目錄項目上時,鼠標指針會變為手形,單擊鼠標左鍵接口跳轉到相應的位置.利用題注建立圖表目錄是很方便的,但有時候,文檔中的標簽是用戶鍵入的,并不是Word 的題注功能加上的.這時,就需要使用自定義樣式建立圖表目錄,方法如下:(1)打開如圖6-46 所示的【索引和目錄】對話框,并選中【圖表目錄】選項卡.(2)單擊【選項】按鈕,彈出如圖6-47 所示的【圖表目錄選項】對話框.(3)選中【樣式】復選框,并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標簽使用的樣式名后單擊【確定】按鈕.

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(4)在【索引和目錄】對話框中選擇各選項,然后單擊【確定】按鈕.6.10.3 創建引文目錄引文目錄與其他目錄類似,可以根據不同的引文類型,創建不同的引文目錄.在創建引文目錄之前,應該確保在文檔中有相應的引文.創建引文目錄的操作步驟如下:(1)將光標移到要插入引文目錄的位置.(2)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項,在彈出的【引文和目錄】對話框中選擇【引文目錄】選項卡,如圖6-48 所示.(3)在【類別】中選擇相應的引文類別,注意此種類別應該是引文中已經創建有的引文類型.(4)創建的引文目錄也有相應的內置引文目錄樣式來套用,如果要更改,可以單擊【更改】按鈕.(5)如果引文的頁碼超過五處,可以選中【使用各處&rdquo,】復選框,這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便.(6)如果引文過長,可以選擇【保留原格式】,以保留原有的引文格式.(7)選好目錄的制表前導符和格式后,單擊【確定】按鈕即可,插入的引文目錄如圖6-49 所示.如果要標記引文,以創建合適的引文目錄,可以按如下方法進行:(1)選擇要標記的引文.(2)打開如圖6-48 所示的對話框,單擊【標記引文】按鈕,彈出如圖6-50 所示的【標記引文】對話框.(3)在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型.(4)單擊【標記】按鈕即可對当前所選的文字進行標記,如果單擊【標記全部】按鈕,將對存在于文檔中的所選文字進行標記.(5)如果還要標記其他引文,不要關閉【標記引文】對話框,直接在文檔中選取要標記的引文.(6)返回【標記引文】對話框,選中的引文將出現在【所選引文】下面,然后單擊【標記】即可.(7)如果要修改一個存在的類別,可以單擊【類別】按鈕,彈出如圖6-51 所示的對 話框.(8)選中要修改的類別,在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的文字,單擊【替換】按鈕即可.(9)完成后單擊【確定】按鈕,回到【標記引文】對話框.單擊【關閉】按鈕.6.10.4 更新目錄Word 所創建的目錄是以文檔的內容為依據,如果文檔的內容發生了變化,如頁碼或者標題發生了變化,就要更新目錄,使它與文檔的內容保持一致.最好不要直接修改目錄,因為這樣容易引起目錄與文檔的內容不一致.在創建了目錄后,如果想改變目錄的格式或者顯示的標題等,可以再執行一次創建目錄的操作,重新選擇格式和顯示級別等選項.執行完操作后,會彈出一個對話框,詢問是否要替換原來的目錄,選擇【是】替換原來的目錄即可.如果只是想更新目錄中的數據,以適應文檔的變化,而不是要更改目錄的格式等項目,可以對著目錄單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項即可.用戶也可以選擇目錄后,按下 F9 鍵更新域.


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